Governance

Governance

Governance
Governance

Governance – Allgemeine Anforderungen

Alle Unternehmen haben über eine wirksame und ordnungsgemäße Geschäftsorganisation zu verfügen. Wie die Unternehmen ihre Aufbau- und Ablauforganisation ausgestalten, ist ihnen grundsätzlich freigestellt. Jedoch muss die Organisationsstruktur transparent sowie hinsichtlich der Art, dem Umfang und der Komplexität des betriebenen Geschäfts und der mit ihm verbundenen Risiken angemessen sein.

Zu berücksichtigen sind zudem weitere aufsichtsrechtliche Anforderungen. Hierzu gehören beispielsweise eine klare Zuweisung und angemessene Trennung der Zuständigkeiten, Anforderungen an die Reichweite des Vier-Augen-Prinzips für wesentlichen Entscheidungen, die Einrichtung von vier objektiven und unabhängigen Schlüsselfunktionen, eine nachvollziehbare Dokumentation und die Erstellung angemessener Notfallpläne.

Diese und weitere Anforderungen sind in den nachfolgenden Rechtsgrundlagen – ohne Anspruch auf Vollständigkeit – sowie Auslegungsentscheidungen aufgeführt.

Rechtsgrundlagen

Versicherungsaufsichtsgesetz

  • § 23 ff.

Delegierte Verordnung (EU) 2015/35

  • Artikel 258 ff.

Leitlinien zum Governance-System (EIOPA-BoS-14/253 DE)

  • LL 1 bis 8 sowie 65 und 66 (allgemeine Governance-Anforderungen),
  • LL 9 und 10 (Vergütung),
  • LL 11 bis 16 (fachliche Qualifikation und persönliche Zuverlässigkeit).

Governance – Geschäftsleiter

Merkblatt zur fachlichen Eignung und Zuverlässigkeit von Geschäftsleitern gemäß VAG

Das Merkblatt gibt Erläuterungen zu den fachlichen und persönlichen Anforderungen an Personen, die als Geschäftsleiter eines Unternehmens bestellt werden sollen und den damit verbundenen Anzeigepflichten auf der Grundlage des Gesetzes über die Beaufsichtigung der Versicherungsunternehmen (Versicherungsaufsichtsgesetz – VAG).

Dieses Merkblatt richtet sich an alle der Aufsicht der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (Bundesanstalt) nach dem VAG unterstehenden Versicherungsunternehmen, Pensionsfonds, Versicherungs-Holdinggesellschaften, Unternehmen im Sinne des § 293 Abs. 4 VAG, Versicherungs-Zweckgesellschaften und gemischte Finanzholding-Gesellschaften (Unternehmen) nach Maßgabe der folgenden Ausführungen.
Für kleine Versicherungsunternehmen, Einrichtungen der betrieblichen Altersversorgung und Sterbekassen sind hinsichtlich der Anforderungen an die Qualifikation von Geschäftsleitern die jeweils einschlägigen Vorschriften des VAG anzuwenden. Die spezifischen Besonderheiten des jeweiligen Geschäftsmodells werden berücksichtigt.
Für alle anderen Unternehmen sind neben den Bestimmungen des VAG auch die Delegierte Verordnung (EU) 2015/35 (DVO) und die EIOPA-Leitlinien zum Governance-System (EIOPA-BoS-14/253 DE) einschließlich des Technischen Anhangs zu beachten.

Governance – Aufsichtsratsmitglieder

Merkblatt zur fachlichen Eignung und Zuverlässigkeit von Mitgliedern von Verwaltungs- oder Aufsichtsorganen gemäß VAG

Das Merkblatt gibt Erläuterungen zu den fachlichen und persönlichen Anforderungen, die an die Mitglieder eines Verwaltungs- oder Aufsichtsorgans gestellt werden und den damit verbundenen Anzeigepflichten auf der Grundlage des Gesetzes über die Beaufsichtigung der Versicherungsunternehmen (Versicherungsaufsichtsgesetz – VAG).

Dieses Merkblatt richtet sich an alle der Aufsicht der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (Bundesanstalt) nach dem VAG unterstehenden Versicherungsunternehmen, Pensionsfonds, Versicherungs-Holdinggesellschaften, Unternehmen im Sinne des § 293 Abs. 4 VAG, Versicherungs-Zweckgesellschaften und gemischte Finanzholding-Gesellschaften (Unternehmen) nach Maßgabe der folgenden Ausführungen.

Für kleine Versicherungsunternehmen, Einrichtungen der betrieblichen Altersversorgung und Sterbekassen sind hinsichtlich der Anforderungen an die Qualifikation von Mitgliedern eines Verwaltungs- oder Aufsichtsorgans die jeweils einschlägigen Vorschriften des VAG anzuwenden. Die spezifischen Besonderheiten des jeweiligen Geschäftsmodells werden berücksichtigt.

Für alle anderen Unternehmen sind neben den Bestimmungen des VAG auch die Delegierte Verordnung (EU) 2015/35 (DVO) und die EIOPA-Leitlinien zum Governance-System (EIOPA-BoS-14/253 DE) einschließlich des Technischen Anhangs zu beachten.

Governance – Schlüsselfunktionen

Die vier Schlüsselfunktionen (unabhängige Risikocontrollingfunktion, Compliance-Funktion, Funktion der internen Revision und versicherungsmathematische Funktion) sind zwingend einzurichten. Sie sind wesentliche Elemente des Governance-Systems und sollen insbesondere eine angemessene und unabhängige Kontrolle im Unternehmen sicherstellen.

Wie die Schlüsselfunktionen im Unternehmen ausgestalten werden, können die Unternehmen grundsätzlich selbst entscheiden. Jedoch müssen die gewählten Organisationsformen hinsichtlich der Art, dem Umfang und der Komplexität des betriebenen Geschäfts und der mit ihm verbundenen Risiken angemessen sein. Auch muss sichergestellt sein, dass jede Schlüsselfunktion frei von Einflüssen ist, die eine objektive und unabhängige Aufgabenwahrnehmung verhindern würde.

Weitere Anforderungen und Zielsetzungen sind in den nachfolgenden Rechtsgrundlagen – ohne Anspruch auf Vollständigkeit – sowie Auslegungsentscheidungen aufgeführt.

Rechtsgrundlagen

Versicherungsaufsichtsgesetz

  • § 26 (unabhängige Risikocontrollingfunktion),
  • § 29 (Compliance-Funktion),
  • § 30 (Funktion der internen Revision),
  • § 31 (versicherungsmathematische Funktion).

Delegierte Verordnung (EU) 2015/35

  • Artikel 268 (besondere Bestimmungen),
  • Artikel 269 (unabhängige Risikocontrollingfunktion),
  • Artikel 270 (Compliance-Funktion),
  • Artikel 271 (Funktion der internen Revision),
  • Artikel 272 (versicherungsmathematische Funktion).

Leitlinien zum Governance-System (EIOPA-BoS-14/253 DE)

  • LL 17 bis 26 sowie 67 bis 70 (unabhängige Risikocontrollingfunktion),
  • LL 38 und 39 (Compliance-Funktion),
  • LL 40 bis 45 (Funktion der internen Revision),
  • LL 46 bis 51 (versicherungsmathematische Funktion)

Merkblatt gemäß VAG

Das Merkblatt zur fachlichen Eignung und Zuverlässigkeit von Personen, die für Schlüsselfunktionen verantwortlich oder für Schlüsselfunktionen tätig sind, gibt Erläuterungen zu den Qualifikationsanforderungen an Personen, die Schlüsselfunktionen wahrnehmen und den damit verbundenen Anzeigepflichten auf der Grundlage des Gesetzes über die Beaufsichtigung der Versicherungsunternehmen (Versicherungsaufsichtsgesetz – VAG).

Dieses Merkblatt richtet sich an alle der Aufsicht der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (Bundesanstalt) nach dem VAG unterstehenden Versicherungsunternehmen, Versicherungs-Holdinggesellschaften, Unternehmen im Sinne des § 293 Abs. 4 VAG und gemischte Finanzholding-Gesellschaften (Unternehmen) nach Maßgabe der folgenden Ausführungen.

Neben den Bestimmungen des VAG sind auch die Delegierte Verordnung (EU) 2015/35 (DVO) und die EIOPA-Leitlinien zum Governance-System (EIOPA-BoS-14/253 DE) ein-schließlich des Technischen Anhangs zu beachten.

Governance – Ausgliederung

Jedes Unternehmen kann Funktionen oder Versicherungstätigkeiten ausgliedern. Bei einer Ausgliederung muss die Erfüllung aller aufsichtsrechtlichen Vorschriften und Anforderungen gewährleistet sein. Um dieses sicherzustellen, müssen für die ausgegliederten Funktionen und Versicherungstätigkeiten schriftliche Leitlinien beschlossen werden.

Möchte ein Unternehmen auch Schlüsselaufgaben – zum Beispiel eine der vier Schlüsselfunktionen – ausgliedern, muss zusätzlich ein Ausgliederungsbeauftragter benannt werden, der die Ausgliederung überwacht. Die Letztverantwortung der Geschäftsleitung für die ausgegliederte Funktion oder Versicherungstätigkeit kann jedoch nicht delegiert werden, sondern verbleibt immer im Unternehmen.

Weitere Anforderungen sind in den nachfolgenden Rechtsgrundlagen – ohne Anspruch auf Vollständigkeit – sowie Auslegungsentscheidungen aufgeführt.

Zu beachtende Rechtsgrundlagen

Versicherungsaufsichtsgesetz

  • § 23 Absatz 3,
  • § 32,
  • § 47 Nummer 8 und 9.

Delegierte Verordnung (EU) 2015/35

  • Artikel 258 Absatz 2,
  • Artikel 274.

Leitlinien zum Governance-System (EIOPA-BoS-14/253 DE)

  • LL 14 und 60 bis 64.

Anzeigepflicht für die Absicht der Ausgliederung wichtiger Funktionen oder Versicherungstätigkeiten

Im Zusammenhang mit dieser Veröffentlichung ist auch das Merkblatt zur fachlichen Eignung und Zuverlässigkeit von Personen, die für Schlüsselfunktionen verantwortlich oder für Schlüsselfunktionen tätig sind, gemäß VAG zu beachten.

I. Anzeigepflicht

Für die Absicht, wichtige Funktionen oder Versicherungstätigkeiten auszugliedern, gilt ab dem 01.01.2016 gemäß § 47 Nummer 8 VAG eine unverzügliche Anzeigepflicht unter Vorlage des Vertragsentwurfs. Soweit vor dem 01.01.2016 die Absicht seitens des Unternehmens gefasst wurde, eine wichtige Funktion oder Versicherungstätigkeit auszugliedern, die Ausgliederung aber zum 01.01.2016 noch nicht erfolgt ist, ist unverzüglich eine Anzeige nach § 47 Nummer 8 VAG unter Vorlage des Vertragsentwurfs erforderlich.
Schlüsselfunktionen und selbst definierte Schlüsselaufgaben gelten immer als wichtig. Darüber hinaus sind in der Regel folgende Bereiche wichtige Funktionen oder Versicherungstätigkeiten:

  • Vertrieb,
  • Bestandsverwaltung,
  • Leistungsbearbeitung,
  • Berechnung der versicherungstechnischen Rückstellungen nach Solvabilität II und nach HGB bzw. die Reservierung nach HGB,
  • Rechnungswesen,
  • Vermögensanlage und –verwaltung,
  • Elektronische Datenverarbeitung im Hinblick auf ihrerseits wichtige Funktionen und Versicherungstätigkeiten.
II. Anwendungsbereich

Die Anzeigepflicht gilt für alle inländischen Versicherungsunternehmen und Pensionsfonds sowie für alle Versicherungsgruppen, die ausschließlich aus inländischen Erst- und Rückversicherungsunternehmen bestehen, sowie Versicherungsgruppen mit Erst- oder Rückversicherungsunternehmen in anderen Mitglied- oder Vertragsstaaten gemäß § 7 Nummer 22 VAG, für die nach den in § 279 Absatz 2 VAG genannten Kriterien die Aufgabe der für die Gruppenaufsicht zuständigen Behörde der BaFin zufällt. Inländische Niederlassungen von Versicherungsunternehmen aus Drittstaaten sind ebenfalls anzeigepflichtig.

III. Allgemeine Hinweise zu den Anzeigepflichten

Für eine eindeutige Zuordnung einer Anzeige und der erforderlichen Unterlagen ist als Verwendungszweck die vierstellige BaFin-Registernummer des betreffenden Unternehmens anzugeben.
Die Anzeige sowie alle beizufügenden Unterlagen sind in der Regel in deutscher Sprache einzureichen. Sie können nach Rücksprache mit der Aufsichtsbehörde auch in englischer Sprache vorgelegt werden. Falls erforderlich, kann die Aufsichtsbehörde auch zu einem späteren Zeitpunkt von dem Unternehmen eine autorisierte Übersetzung anfordern.
Das Anzeige-Schreiben ist mindestens von einer/einem Vertretungsberechtigten des Unternehmens unter Nennung ihrer/seiner Position zu unterzeichnen.

IV. Erforderliche Angaben und Unterlagen

In der Anzeige sind anzugeben:

  • der Name des Dienstleisters,
  • die Anschrift des Dienstleisters,
  • eine Beschreibung des Umfangs der Ausgliederung,
  • die Gründe für die Ausgliederung,
  • im Falle der Ausgliederung einer Schlüsselaufgabe, insbesondere einer der vier gesetzlich vorgeschriebenen Schlüsselfunktionen, der Name der hierfür zuständigen Person beim Dienstleister.
    eventuelle Subdelegationen.

Der Vertragsentwurf ist vorzulegen.
Im Falle der Ausgliederung einer Schlüsselaufgabe sind bei der Anzeige keine Unterlagen (wie zum Beispiel Lebenslauf, Führungszeugnis) in Bezug auf die zuständige Person beim Dienstleister einzureichen.

V. Bereits bestehende Ausgliederungen vor dem 01.01.2016

Soweit die jeweilige Ausgliederung einer wichtigen Funktion oder Versicherungstätigkeit bereits vor dem 01.01.2016 besteht, erwartet die BaFin von den Unternehmen, dass diese eine Übersicht aller bestehenden Ausgliederungen hinsichtlich wichtiger Funktionen oder Versicherungstätigkeiten übersenden. Die Ausführungen unter I. bis III. sind hierbei zu beachten. Es handelt sich hierbei nicht um eine formelle Anzeige nach § 47 Nummer 8 VAG. Die Anforderungen an die Unverzüglichkeit finden daher keine Anwendung.

  • In der Übersicht sind anzugeben:
  • der Name des Dienstleisters,
  • die Anschrift des Dienstleisters,
  • eine Beschreibung des Umfangs der Ausgliederung,
  • die Gründe für die Ausgliederung,
  • das Datum des Vertragsschlusses,
  • im Falle der Ausgliederung einer Schlüsselaufgabe, insbesondere einer der vier gesetzlich vorgeschriebenen Schlüsselfunktionen, der Name der hierfür zuständigen Person beim Dienstleister,
    eventuelle Subdelegationen.
  • Eine Übersendung des jeweiligen Ausgliederungsvertrages ist nicht erforderlich. Die BaFin behält sich vor, diesen gegebenenfalls gesondert anzufordern.